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第2回 効率的な情報収集とは?

聴衆によってプレゼンテーションの内容は変わる

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 プレゼンテーションの目的がハッキリしたら、次にそれを伝える相手の分析を行います。「人を見て法を説け」という言葉がありますが、自分が伝えるべきことを訴えるためには、聴衆の地位、年齢、価値観などを分析し、聴衆の立場に立って、彼らが何を知りたがっているのかを考えなければなりません。これをオーディエンス・アナリシス(聴衆分析)といいます。

 オーディエンス・アナリシスの1つとして、聴衆の人数を知っておく必要があります。聴衆の人数によって使用する機材や場所も違ってくるからです。聴衆が大人数であれば、パワーポイント等で見やすい資料を作る必要性が出てくるでしょう。また、少人数ならば、性別や年齢、文化的なバックグラウンド、仕事上の立場など、全員のことを頭に思い浮かべられるくらい、聴衆1人ひとりについて詳しく知っておいた方が望ましいといえます。

 また、聴衆が自分に対してどう印象を抱いているかを知っておくことも重要です。聴衆がプレゼンターを好意的に思っているのかそうでないのかで、話し方はまったく変わってきます。さらに、聴衆のヤル気の度合いなども捉えておくと、相手に“響く”プレゼンテーションを考える上で大きな助けとなるはずです。



聴衆の知識レベルや興味分野を捉えておこう

 聴衆の知識レベルを知ることも欠かせません。専門家でない人に対して、いたずらに専門用語や略語を乱発しても理解は得られません。どうしても専門用語を使わなければならない場合は、必ず簡単な説明を加えるようにしましょう。また英語の乱発も要注意。外資系企業に勤めている人の中には、何気なく英語を使う人がいます。相手が英語に対してアレルギーのない人であれば構いませんが、英語をほとんど使っていない人に対して同じことをすれば、強い拒否反応を引き起こしかねません。

 また、聴衆の興味の対象を知ることもオーディエンス・アナリシスの重要項目の1つでしょう。例えば「新しいコンピュータ・システムの導入」についてプレゼンテーションを行う場合、相手が社長や経営者ならば、詳しい機能の説明よりも、その経済性や将来的な展望を話すべきですが、現場のSEやプログラマーが相手であれば、詳しい機能や運用の話にまで踏み込んで話す必要があるでしょう。

 プレゼンテーションとは、自分が話したいことを一方的に話すことではなく、相手のニーズ、願望、欲求を正確に見極め、それにあった内容を相手に提示することです。相手の興味の対象が何なのか、どんな課題や実例、証拠を出したときに相手が耳を傾けるのかを十分情報収集しておきましょう。

聴き手に関する分析

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