手軽さ、便利さゆえにビジネスツールとして欠かせなくなった「メール」。だが、メールを生かしきれている営業マンは意外と少ないだろう。日本で唯一のメルマガコンサルタント・平野友朗氏が実例を挙げながらメール活用術を伝授する!

第2回 知っておきたいメールの作法

社名に「御中」をつけるのはNG?

平野友朗さん

■平野友朗さん
筑波大学第2学群人間学類(認知心理学専攻)卒業後、広告代理店を経て2003年4月に日本初のメルマガコンサルタントとして独立。テレアポや飛込みなどの営業行為を全くせず、3年で顧客数3500社を獲得。コンサルティング活動、メール相談、講演会などで関わったメールマガジンは2000誌以上、1万人規模のメールマガジンも100誌以上プロデュースしている。現在はメルマガコンサルタントの仕事以外に、HPの制作、広告代理業務、出版プロデュース、研修、執筆など幅広い事業を行っている。

 メールをどのように書き出して、どのように締めくくるのか――そこには守るべき“作法”があるのですが、意外と知られていません。例えば、宛先を書く場合には、会社名と部署名を先に書いてから人の名前を書くのが普通ですが、後ろに個人名が続く場合には、社名に「御中」はつけません。しかし、実際には「御中」付きのメールをよく受け取ります。

 相手の名前を書いたら、次は自分が誰であるかを名乗ります。メールの送信者欄に名前が表示されているから分かるだろうと、いきなり本文を書き進める人が結構いますが、相手にメールの内容をスムーズに理解してもらうためには、自分の名前は最初に書いておいた方がよいでしょう。相手が自分のことを覚えているかどうか心配な場合は「この前の展示会でお目にかかった○○です」などと書くとよいでしょう。

 文末には必ず署名を入れます。最近の若いビジネスマンは、名刺をきちんと整理しない人が増えてきています。彼らが連絡を取る際に参照するのがメールの署名。ですから、署名には最低でも氏名はもちろん電話番号と住所は入れておくべきです。

署名

初めてのメールで「お世話になります」はOK?

 挨拶はビジネスの基本ですが、これはメールでも同じこと。ただし、あまりにも堅苦しすぎるメールは違和感があります。例えば、たまに「拝啓 貴社ますます〜」で始まるメールを受け取ることがありますが、これは少々、丁寧過ぎます。「お世話になっております」、あるいは「いつも大変お世話になっております」で十分でしょう。

 ただ、以前、私が初めてメールした人に「いつも大変お世話になっています」と書いたら、「こっちはあんたのことを知らないのに何を言っているんだ」と返信が来たことがありました。それ以来、初めてのメールには「お世話になります」ではなく、「はじめまして」と書くようにしています。

 また、お互い何度もメールのやりとりをしているのに、毎回「株式会社○○ 取締役××様」と書いてくる人もいます。これも丁寧過ぎですが、もし相手がお客様であれば、自分も同じように書いておいた方が無難でしょう。相手に合わせるかどうかは、どちらが強い立場にいるかで判断します。もしお客様が文体を崩してきたら、こちらもそれより少し丁寧になる程度に崩していいと思います。まだ心を許してくれていないと感じるうちは、本文中に出てくる名前にも「様」を付けておいた方が無難です。

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