手軽さ、便利さゆえにビジネスツールとして欠かせなくなった「メール」。だが、メールを生かしきれている営業マンは意外と少ないだろう。日本で唯一のメルマガコンサルタント・平野友朗氏が実例を挙げながらメール活用術を伝授する!

第3回 読み飛ばされないメール

スパムメールと間違えられない件名のつけ方

平野友朗さん

■平野友朗さん
筑波大学第2学群人間学類(認知心理学専攻)卒業後、広告代理店を経て2003年4月に日本初のメルマガコンサルタントとして独立。テレアポや飛込みなどの営業行為を全くせず、3年で顧客数3500社を獲得。コンサルティング活動、メール相談、講演会などで関わったメールマガジンは2000誌以上、1万人規模のメールマガジンも100誌以上プロデュースしている。現在はメルマガコンサルタントの仕事以外に、HPの制作、広告代理業務、出版プロデュース、研修、執筆など幅広い事業を行っている。

 ビジネスメールの数は年々増加しています。普段メールを送っている相手も毎日、膨大な数のメールを受信しているかもしれません。

 最近は特にスパムメールに埋もれてしまうケースが少なくありません。それを防ぐのに重要なのが、件名と配信者名のつけ方。スパムメールは、「何としてでもメールを開かせよう」とアプローチしてくるので、「惹きのあるタイトル」が多く見られます。

 したがって、スパムメールと勘違いされないためには、通常のコミュニケーションでは使わない類の奇抜なタイトルは絶対につけないのが対応策の1つとなります。

 それでは、具体的にどのような件名をつければいいのでしょうか? 最大のポイントは、メールの内容をきちんと表すタイトルをつけること。件名を見ただけでその内容を的確につかめれば、受け取った相手は、メールを開封しなくても、主旨を推測することができるからです。

 これに対し、例えば「ご依頼の件」「先日はありがとうございました」といった件名では、「いつの」「何に」対するものなのかがわからないため、メールをもらった人が想像力を働かせなければなりません。すぐに思い出してもらえる場合は良いのですが、「何のことかわからない」となれば、後回しにされますし、最悪の場合は、開封されずにゴミ箱行きになります。


ゴミ箱から拾われるメールの「送信者名」

 メールの受け手だけにわかる件名をつけると、スパムメールと間違えられる確率は一層低くなります。例えば、取材の件でメールを送信する際には、「取材の件」ではなく、「○月○日の取材の件」と書きます。メールの受け手と結び付く情報が盛り込まれていれば、受け手も「ああ、あの時の取材のことか」とピンとくるわけです。

 ただ、いくら気を配っても、一部のメールがスパムメールとして認識されてしまうことは避けられません。特に、営業メールとなればなおさらでしょう。その場合の対応策が、ゴミ箱から拾われるメールを目指すこと。最近は、重要なメールがスパムメールとしてゴミ箱に行っていないかをチェックする人が増えていますので、一度は捨てられても、そこから復活するチャンスはあります。

 ゴミ箱から拾い上げてもらうには、件名よりも送信者名が重要。ゴミ箱をチェックする場合、たいていはメールを開いてじっと見ず、パッと見で、心当たりのあるメールしか見ません。例えば送信者名が「Suzuki」と英語で表記されていると、目に留まりにくく、拾い上げてもらえる確率も低くなります。したがって、送信者名は漢字表記がベター。また、カッコ書きで「○×コンサルタント」と職種を入れたり、社名を入れたりすれば、拾い上げてもらえる可能性はより高くなります。

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